PROGRAMACIÓN A MEDIDA: Los 3 momentos clave

La experiencia con nuestros clientes de los últimos 20 años nos ha permitido detectar que todo profesional que dirija equipos o gestione procesos de trabajo manuales o repetitivos, puede transitar por 3 etapas.

Y que de sus tomas de decisiones dependerá que transcurran por las tres etapas o que consiga ocupar una posición más cómoda, más eficiente y con mayor capacidad de crecimiento.

El objetivo de este artículo es ayudarte a:

• Identificar en qué situación os encontráis tú y tu empresa en este momento
• Cuáles son los procesos de inacción que consiguen cerrar empresas
• Y qué acciones puedes realizar para mejorar y prevenir momentos nada deseados *

Las etapas que desarrollaremos a continuación son:

1. Privilegio
2. Necesidad y falta de control
3. Apagafuegos con problemas importantes

Etapa de privilegio

En esta primera etapa, el profesional o departamento de la empresa encargado de la gestión de procesos empieza a ser consciente de la necesidad de ganar eficiencia automatizando ciertos procesos y tareas.

Va probando aplicaciones estándar del mercado para tratar de reducir tiempos y errores y mejorar el servicio prestado. Suele combinar varias gratuitas para tratar de cubrir las necesidades más importantes o incluso contratar alguna de pago para aumentar las prestaciones.

Algunos ejemplos son PipeDrive, SalesForce, Holded, Active Campaing, Trello, Asana, Monday, Factusol e incluso otras aplicaciones estándar de coste superior como A3ERP, Sage, etc…

Les ayudan a organizarse mejor y reducir errores. En esta primera fase no hay grandes problemas, por eso la llamamos de privilegio.

Las que debes tener en cuenta son las dos siguientes.

Etapa de necesidad y falta de control

Como a esta segunda etapa se llega habiendo probado varias aplicaciones del mercado o incluso habiendo invertido para realizar alguna integración o pequeño desarrollo, ya se es consciente de que no se ha encontrado una solución adaptada a las necesidades de la empresa.

 Y en la mayoría de los casos, además se:

• Invierte demasiado tiempo en hacer funcionar las aplicaciones actuales
• Depende de los conocimientos de uno o varios empleados, lo cual deja al negocio y al profesional en una posición de amenaza

En este caso, tanto el profesional como la empresa son conscientes de la falta de control y lidian con problemas diarios a los que quieren dar solución.

Buscan un software específico que:

1. De a la empresa un sistema de trabajo definido e independiente del “know how” de los empleados
2. Resuelva los puntos críticos detectados para conseguir aumentar la capacidad de trabajo y mejorar el servicio o producto prestado.

Como ya están invirtiendo en diferentes soluciones que no han resuelto sus problemas son reacios al cambio y esto, en muchas ocasiones, los lleva a la tercera y más crítica fase:

Etapa de apagafuegos con problemas importantes

En esta tercera etapa ya no hay respiro con el estrés. Se lidia con él a cada minuto, incluso fuera del horario laboral, lo que puede acarrear además problemas personales.

La empresa pierde oportunidades en el mercado por no conseguir esta eficiencia en los procesos de trabajo. Incluso clientes.

La imagen del negocio y la del profesional responsable están en peligro.

La consciencia en el cambio es total, pero hay tanto en juego que solo se dará el paso de invertir en la solución cuando se tenga la certeza de que será la definitiva.

Y en este punto, el empresario debe tomar una decisión:

1. Convertir el problema en una ventaja frente a la competencia, buscar al profesional adecuado y automatizar los procesos de forma progresiva y sin que interfiera en los procesos diarios.
2. Esperar por miedo o desconocimiento y dejar que la empresa muera por la imposibilidad de crecer y la pérdida de oportunidades.

Éste es el momento de conocer con más detalle cuál es tu situación y la de tu empresa.

En INSER podemos ayudarte a evaluar tu situación y desarrollar acciones de prevención y optimización que te ayudarán a toma decisiones.